Sistem informasi keuangan

Pendahuluan

System informasi keuangan yang di mekanisasikan yang telah dipergunakan seabad lebih lamanya. Mesin yang merupakan satu-satunya alternative nyata bagi perusahaan besar sebelum adanya computer dan berfungsi sebagai keuangan yaitu, mesin punched-card. Situasi yang sama juga terjadi pada mesin pembukuan key driven.
Kita telah mngetahui bahwa fungsi keuangan berhubungan dengan arus uang yang melalui perusahaan. Juga pada penerapan mesin terbatas pada pngolahan data akuntansi, sementara kebutuhan informasi manajer kurang diperhatikan bahkan oleh manajer keuangan.
Setelah dikembangkan system informasi keuangan yang dapat menangani segala sesuatu di luar tugas-tugas dasar akuntansi. Sehingga suatu snggaran operasi yang diberikan diharapkan untuk mengendalikan pada batas yang telah ditentukan. Informasi yang menjelaskan arus uang baik anggaran maupun actual memungkinkan manajer memenuhi tanggung jawab keuangannya.



Model system informasi keuangan

Sistem informasi keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan. Informasi yang di buat dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dll.
Sistem informasi keuangan berisi subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, sistem informasi akuntansi dan suatu subsistemyang di khususkan untuk mengumpulkan intelijen,juga terdapat pada fungsional lainnya. Subsistem ketiga audit internal, terdiri dari auditor yang menganalis konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat.
Tiga subsistem output mempengaruhi arus perusahaan. Subsistem peramalan memproyeksikan kegiatan jangka panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Subsistem manajemen dana mengelola arus uang, menjaga agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua sumber jenis sumber daya yang tersedia. Subsistem output berisi berbagai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi.

Perangkat lunak keuangan siap pakai

Ada banyak perangkat lunak siap pakai, yaitu berupa paket pengolahan data, seperti gaji, persediaan dan piutang. Manajer keuangan dan analis juga banyak menggunakan spreadsheet elektronik, yang merupakan contoh dari paket produktivitas perorangan.
Sistem perangkat lunak siap pakai ini memungkinkan perusahaan kecil mencapai pengendalian keuangan yang baik tanpa melakukan investasi dalam staf jasa informasi yang besar. Sebuah perusahaan besar juga banyak yang menggunakan sistem ini, karena sifatnya yang memudahkan pemakai.
Sistem informers akuntansi
-Pentingnya data akuntansi
Data akuntansi menyediakan catatan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Catatan dibuat untuk setiap transaksi, menjelaskan apa yang terjadi, kapan terjadinya, siapa yang terlibat dan berapa banyak uang tersebut yang terlibat.
-Sistem informasi akuntansi adalah satu-satunya komponeninput yang ada diseluruh sistem informasi fungsional.

Subsistem audit internal
1. Audit eksternal untuk mengaudit catatan akuntansinya untuk menguji kebenaran.
2. Auditor internal adalah yang melakukan analisis yang sama seperti auditor eksternal tetapi mempunyai lingkup tanggung jawab yang lebih luas.
Chief financial officer adalah orang yang mengelola fungsi keuangan dan biasanya memegang jabatan sebagai wakil presiden direktur keuangan.
Auditor internal menawarkan obyaktivitas, auditor internal bekerja dengan cara yang sama seperti analis sistem.

Jenis-jenis kegiatan audit
1. Audit keuangan (financial auditing) adalah menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan jenis kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal.
2. Audit operasional (operational auditing) adalah untuk memeriksa efektivitas prosedur. Auditor ini biasanya bekerja dengan sistem berbasis komputer yang disebut EDP yaitu electronic data processing.
Auditor internal melakukan audit operasional, mereka mencari tiga kemampuan dasar sistemnya, yaitu pengendalian yang memadai, efisiensi, ketaatan pada kebijakan perusahaan.
3. Audit kesesuaian (concurrent auditing) seperti audit operasional.
4. Rancangan system pengendalian internal dalam audit operasional dan audit kesesuaian, auditor internal mempelajari sistem yang ada. Auditor internal seharusnya berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan sistem. Karena, biaya memperbaiki kesalahan sistem meningkat secara dramatis seiring berlangsungnyasiklus hidup sistem, auditor internal dalam pengembangan system mereka memberikan keahlian yang dapat meningkatkan kualitas sistem.

Subsistem intelijen keuangan
Karena fungsi keuangan mengendaliakan arus uang memlalui perusahaan, maka informers diperlukan untuk mempercepat arusnya. Subsistem intelijen keuangan berusaha mengidentifikasi sumber-sumber terbaik dalam modal tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana.
-Informasi pemegang saham
Semua perusahaan mempunyai satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab atas hubungan dengan pemegang saham. Departemen hubungan pemegang saham biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara pemegang saham dengan perusahaan. Arus informasi dari perusahaan kepada pemegang saham, berbentuk laporan tahunan dan triwulan.
-Informasi masyarakat keuangan
Kegiatan intelijen perusahaan yang paling berkembang mungkin kegiatan yang melibatkan mesyarakat keuangan. Jauh sebelum era computer, manajer dan staff dalam fungsi keuangan memiliki system yang mengumpulkan informasi yang menjelaskan lingkungan keuangan.
-Pengaruh lingkungan pada arus uang
Lingkungan berpengaruh baik secara tidak langsung maupun langsung pada arus uang melalui perusahaan. Suatu contoh pengaruh tidak langsung adalah federal bank sentral. Ketika bank sentral ingin mempercepat arus uang, bank sentral melonggarkan berbagai pengendalian seperti menurunkan suku bunga. Ketika bank sentral ingin memperlambat arus maka suku bunga dinaikan.

Sistem peramalan
Peramalan merupakan salah satu kegiatan matematis tertua dalam bisnis. Peralamalan ini telah dilakukan bertahun-tahun sebelum computer, menggunakan kalkulator meja. Computer memungkinkan peramal membuat perhitungan secara lebih cepat dan mudah.
Tiga fakta dasar dalam fikiran, yaitu:
1. semua peramalan merupakan proyeksi dari masa lalu.
2. semua peramalan terdiri dari keputusan semi struktur.
3. tidak ada teknik peramalan yang sempurna.


Sumber: buku sistem informasi manajemen edisi 2, Raymond McLeod, Jr.

SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Sebuah sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Yaitu Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (commom purpose) (James A. Hall, 2001: 5).

Menurut Mulyadi (1999) didefinisikan sebagai kelompok unsur yang erat berhubungan satu sama lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan Walkinson (1999) menguraikan sistem dengan sebuah kerangka (framework) yang terintegrasi satu atau beberapa tujuan. Sistem akan mengkoordinasikan sumber daya yang diperlukan untuk mengolah memasukkan menjadi keluaran atau hasil.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri atas beberapa unsur yang disebut subsistem, yang saling berhubungan dengan yang lain agar suatu sistem dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Hubungan antara subsistem ini berupa komunikasi informasi yang relevan sehingga secara bersama-sama dapat mencapai tujuan sistem.

Tujuan sistem secara keseluruhan dapat tercapai apabila setiap subsistem dapat mencapai tujuan operasionalnya masing-masing.

Informasi adalah data yang diproses lebih jauh sehingga mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai “nilai pengaruh” atas tindakan-tindakan, keputusan-keputusan sekarang atau masa yang akan datang (Davis dan Olson,1985).

Menurut John Burch dan Gary Grudnitsky (1986), informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan keputusan.

Menurut George H. Bodnar (1980): informasi adalah data yang berguna.

Menurut Barry E. Cushing (1974): informasi menunjukkan hasil dari pengolahan data yang diorganisasikan dan berguna kepada orang yang menerimanya.
Dapat di ambil kesimpulan bahwa informasi adalah:
1. Data yang diolah.
2. Suatu informasi yang berguna untuk si penerimanya.
3. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata.
4. Digunakan untuk pengambilan keputusan Kualitas informasi dapat berpengaruh terhadap kemampuan pengambilan keputusan untuk menggunakan substansi informasi dalam pembuatan keputusan yang tepat. Kualitas informasi meliputi unsur:

a. Relevan: informasi yang relevan berkaitan dengan sejauh mana informasi dapat membuat perbedaan untuk alternatif pengambilan keputusan.
b. Akurat: keakuratan informasi adalah tepat atau tidaknya suatu informasi itu.
c. Tepat waktu: tepat waktunya suatu informasi yang berhubungan dengan kapan informasi itu tersedia.
d. Ringkas: suatu informasi yang di infokan dimana yang pentingnya saja.
e. Kejelasan: informasi yang jelas dan mudah dimengerti oleh pemakai atau pembaca.
f. Dapat diukur (quantify ability): berhubungan dengan konsep pengukuran informasi–informasi yang dapat diukur akan menambah nilai informasi tersebut.
g. Konsisten: konsistensi sebuah informasi berhubungan dengan kemampuan informasi untuk dibandingkan dengan informasi sejenis dengan waktu yang berbeda.
Perubahan-perubahan Akibat Komputerisasi
Dengan diterapkannya sistem komputerisasi pada sebuah sistem , maka akan terjadi beberapa perubahan-perubahan. Kalau penerapan komputer sudah penuh (fully computerized) dan cara manual sudah betul-betul ditinggalkan, maka perubahan-perubahan yang terjadi cukup dramatis, yaitu :

* Perubahan Terhadap Struktur Organisasi
Pada perusahaan yang besar, penerapan komputer akan menimbulkan suatu departemen yang baru, yaitu departemen pengolahan data elektronik atau departemen sistem informasi.
Penerapan komputer juga dapat membawa perubahan dari struktur organisasi desentralisasi menjadi sentralisasi. Dengan komputer dan alat-alat komunikasi, maka dapat dilakukan pengiriman data dari satu tempat ke tempat yang lainnya, sehingga data dapat dipusatkan di satu tempat untuk diolah.
* Perubahan Terhadap Simpanan Data
Pada sistem manual data dicatat di jurnal dan ledger (buku besar dan buku pembantu). Pada sistem komputer, data disimpan di file dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin (machine readable form) seperti misalnya disk magnetik atau pita magnetik dan tidak terbaca oleh mata manusia biasa.
* Perubahan Pemrosesan Volume Data Besar yang Rutin
Perubahan ini mempunyai pengaruh yang cukup besar, karena komputer dapat beroperasi dengan lebih cepat, lebih tepat dan tidak mengenal lelah. Kalau manusia lelah, maka cenderung akan membuat kesalahan, karena mentalnya melemah (mental fatique). Sedang komputer tidak mempunyai mental, hanya mempunyai metal, sehingga hanya salah kalau komponenya saja yang rusak (metal fatique).
* Perubahan Terhadap Ketersediaan Informasi
Perubahan ini mempunyai pengaruh yang cukup besar karena komputer dapat menyediakan informasi pada saat yang dibutuhkan.


Sumber : www.google.com